Nous connaissons tous ce syndrome. À force de réunion, toutes programmées, il nous semble ne plus rien avoir à dire. L’habitude de l’exercice fait que tu commences à te dire que tu peux te permettre d’y aller en freestyle. Tu as (trop ?) confiance en ton instinct, tu as ce talent d’orateur qui te permet de le faire, tu improvises, jusqu’au jour où… Paf ! La bouse surgie ! Pourquoi ? Parce qu’on a oublié que sans préparation, on tombe facilement dans le convenu, la banalité, les chiffres lancés comme des évidences sans les remettre en perspective. On manque d’originalité, de créativité, de vision… bref, ça sonne creux.

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Préparer une Réunion Qui A du Sens

Quand tu prépares une réunion ou un entretien, il faut structurer ton propos pour ne rien laisser au hasard. Voici comment t’assurer de livrer un moment de qualité.

1. L’objectif : Commence par déterminer quel est l’objectif principal de la réunion. Qu’est-ce que tu veux atteindre avec ton équipe ? Quelle est la finalité ? Est-ce pour aligner les objectifs de tout le monde, pour résoudre un problème spécifique, ou pour prendre une décision collective ? Clarifier ton objectif t’évitera de partir dans tous les sens.
2. Suivi de l’objectif : Une fois l’objectif posé, pense à la manière dont tu vas en suivre la réalisation dans le temps. Fixe des étapes intermédiaires et des moments de feedback pour t’assurer que l’on avance bien dans la bonne direction.
3. Le Pourquoi : Donne du sens à la réunion. Pourquoi est-il important de la faire ? Quel contexte l’entoure ? Pourquoi ce sujet mérite-t-il l’attention de l’équipe maintenant ? Cette étape est cruciale pour motiver les participants et faire en sorte qu’ils adhèrent à la démarche.
4. Le Comment : Planifie la façon dont tu vas atteindre ton objectif. Quels points d’agenda souhaites-tu aborder, quelles discussions veux-tu mener, et de quelle manière vas-tu encourager les échanges ? Une bonne préparation t’assure que chaque minute de la réunion est utile et engageante.
5. La Forme : N’oublie pas de donner un peu de peps à la présentation. Les datas, c’est bien, mais un bon visuel ou une anecdote marquante peuvent vraiment changer la dynamique. N’hésite pas à surprendre pour capter l’attention et rendre la réunion plus vivante.

Les Risques du Manque de Préparation

Le manque de préparation est un piège bien plus fréquent qu’on ne le pense. Voici pourquoi ça peut mal tourner si tu te pointes les mains dans les poches :

1. Perdre le fil et l’objectif : En ne préparant pas ton intervention, tu risques de perdre complètement le fil de ton message. Cela donne une impression d’improvisation chaotique et tes interlocuteurs peuvent facilement décrocher. Ton objectif initial est perdu, et la réunion devient une suite de points sans lien les uns avec les autres.
2. Manque de clarté : Si ton message est brouillon, personne ne saura réellement ce que tu attends d’eux. Le résultat ? Les participants sortent de la réunion sans comprendre les actions concrètes à mettre en place, et cela nuit à l’efficacité globale.
3. Dépassement de temps : Un manque de préparation te fait souvent perdre la maîtrise du temps. Tu digresses, tu t’égares sur des points sans importance, ou tu te laisses submerger par des questions hors sujet. Et hop, la réunion s’éternise, et au final, tu n’as plus ni l’attention ni l’énergie de l’équipe pour aller à l’essentiel.
4. Un manque de crédibilité : Se pointer sans préparation, c’est aussi perdre en crédibilité. Ton équipe peut facilement sentir quand tu n’as pas pris le temps de structurer ton propos, et cela peut leur donner l’impression que tu ne respectes pas leur temps ou que tu ne donnes pas de valeur à cette réunion. Tu perds leur confiance et ton leadership prend un coup.

Une bonne préparation, même rapide, change complètement le résultat d’une réunion ou d’un entretien. Savoir où tu veux aller, pourquoi tu y vas, comment tu vas y arriver et comment rendre ça intéressant, c’est la base. Et si jamais tu n’as rien de solide à dire, parfois, il vaut mieux s’abstenir. Pose toi au moins 10 minutes, le vendredi par exemple (si ta réunion est le lundi) pour te poser un cadre et pourquoi pas, murir un peu la réflexion dans le week-end. La prépa, même succinte, voilà le secret ! “Mais ce n’en est plus un, puisque je t’ai tout dit…”